Holiday certificate

Do you work for an employer or are you unemployed and have received a holiday certificate? Then have this certificate completed by your employer or unemployment fund. Return the completed holiday certificate. Helan may not pay replacement income for an outstanding balance of holidays. We need your completed holiday certificate so that we know how many days of leave you have left.

What is a holiday certificate?

Do you have some remaining leave days before the end of the holiday year? Are you unable to take those leave days due to incapacity for work? Then Helan Health Insurance Fund will automatically provide you with a holiday certificate. This is because the health insurance fund may not pay replacement income for an outstanding balance of holidays. This includes the following holidays:

  • statutory holidays
  • additional holidays that result in the payment of holiday pay or salary
  • leave days to which you are entitled under your employment contract

The employer can complete the holiday certificate on paper or provide the data via electronic streaming directly to our health insurance fund. Return the completed holiday certificate to Helan Health Insurance Fund on time or get your employer to send us the details on time via electronic streaming.

Are you unemployed? Have the holiday certificate filled in on paper by your unemployment fund.

If we receive the holiday certificate too late, we will not be able to calculate the number of leave days. This will result in 24 days automatically being deducted from your December benefit.

Monitor your file

Track the payment of your benefits on My Helan.

When will you receive the holiday certificate?

Your status determines when you receive the holiday certificate:

  • The holiday certificate to be completed will be provided in the fall.
  • Your preferred period for the deduction of holiday leave may be indicated on the document.
  • The holiday certificate to be completed will be provided from July.
  • Your preferred period for the deduction of holiday leave may be indicated on the document.
  • The holiday certificate to be completed will be provided in the fall.
  • A preferred period cannot be specified for the deduction of holiday leave. This occurs in all cases in December or during the last payment period of the holiday year.
  • The holiday certificate to be completed will be provided in the fall.
  • Your preferred period for the deduction of holiday leave may be indicated on the document.

How should you complete and submit a holiday certificate?

We will provide you with the holiday certificate.

You will automatically receive the holiday certificate from Helan. Didn't receive it or need a new copy? Download the holiday certificate. 

Did you receive the holiday certificate? Have the holiday certificate completed by your employer or unemployment fund (werkloosheidskas) as soon as possible.

Send it back to Helan immediately. You can upload the document digitally on My Helan, or send it bypostto Helan Onafhankelijk Ziekenfonds - Incapacity for Work Service (Dienst arbeidsongeschiktheid), Boomsesteenweg 5, 2610 Wilrijk. Or your employer can complete the holiday certificate via electronic stream.

Praktische vragen en antwoorden

Je bent verplicht om je wettelijke verlof bij je werkgever op te nemen tussen 1/1 en 31/12 van het vakantiejaar. Of het verlof moet afgehouden worden van je werkloosheidsuitkering.

Kan je dit verlof niet opnemen vóór 31/12 door je arbeidsongeschiktheid, dan is het ziekenfonds verplicht om het saldo aan vakantiedagen af te houden van je arbeidsongeschiktheidsuitkering. Wij mogen voor het openstaande saldo aan vakantiedagen namelijk geen vervangingsinkomen uitkeren. Voor de gemiste verlofdagen krijg je immers al een vergoeding:

  • als bediende moet jouw werkgever het saldo aan vakantiegeld uitbetalen op het einde van het jaar. 
  • als arbeider werd je vakantiegeld al betaald door de vakantiekas* in mei/juni van dit jaar.

Zonder de correcte informatie, gaan wij ervan uit dat je nog al je vakantiedagen moet opnemen. Dan houden we dus het maximaal aantal, namelijk 24 dagen van je ziekte-uitkering, af in de maand december.

Waarom 24 dagen?
Een gemiddelde werknemer heeft recht op 4 weken vakantie, dit zijn 20 wettelijke dagen. Aangezien de meeste werknemers in een 5-dagenstelsel werken en het ziekenfonds in een 6-dagenstelsel betaalt, moeten wij deze 20 dagen omzetten naar een 6-dagenstelsel: 20 dagen x (6/5) = 24 dagen.

Op het vakantieattest moet dus het saldo aan verlofdagen/verlofuren of het aantal opgenomen verlofdagen/verlofuren genoteerd worden, NIET het bedrag dat je kreeg uitbetaald als vakantiegeld.

Zodra we het vakantieattest ontvangen, kunnen we jouw uitkering voor december herberekenen en correct uitbetalen.

*Vakantiekas = Rijksdienst voor Jaarlijkse vakantie (RVJ), Congemetal, Vacantex, ...

Aangezien de meeste werknemers in een 5-dagenstelsel werken en het ziekenfonds in een 6-dagenstelsel betaalt, moeten wij deze 20 dagen omzetten naar een 6-dagenweek: 20 dagen x (6/5) = 24 dagen. Zo komt men bijna elk jaar uit op de datum van 4/12. De berekening van je vakantiedagen is afhankelijk van je tewerkstelling.

Voltijdse tewerkstelling: voorbeeld
Volgens de Rijksdienst jaarlijkse vakantie of de werkgever heeft Jan recht op 10 vakantiedagen in het 5-dagenregime. Aangezien het ziekenfonds in een 6-dagenregime betaalt, moeten deze dagen omgezet worden. 

10 x (6/5) = 12 vakantiedagen in te houden

Deeltijdse tewerkstelling: voorbeeld
Opgelet dit is niet hetzelfde als een toegelaten activiteit!

Volgens de Rijksdienst jaarlijkse vakantie of de werkgever heeft Jan recht op 10 vakantiedagen. Jan is tewerkgesteld met een contract van 19/38 uren.

10 x (6/5) = 12 dagen vakantie 
12 dagen vakantie x (38/19) = 24 vakantiedagen in te houden

Op het eerste zicht lijken dit meer vakantiedagen dan een voltijdse tewerkstelling. Dit komt omdat je ziekte-uitkeringen ook voltijds uitbetaald worden in plaats van deeltijds.

Afronden van verlofdagen
Het ziekenfonds betaalt een uitkering in volle dagen. Een betaling voor halve dagen is niet mogelijk. Daarom worden de verlofdagen afgerond.  

Voorbeelden:

  • Saldo aan verlof is 12,4 dagen = 12 dagen
  • Saldo aan verlof is 12,5 dagen = 13 dagen

Hoe worden de vakantiedagen afgehouden?
Het saldo aan verlofdagen wordt retroactief afgehouden vanaf 31 december, zaterdag incluis.

Enkel de dagen waarop je een uitkering kunt ontvangen van het ziekenfonds, komen in aanmerking om verlofdagen af te houden. Het saldo aan verlofdagen kan dus nooit gelegd worden op een zondag, tijdens een periode van gewaarborgd loon, tijdens een periode van verbrekingsvergoeding of tijdens een periode van bouwverlofdagen betaald door de sector van het bouwbedrijf.

De periode ervoor wordt wel uitbetaald, op voorwaarde dat je voor deze periode erkend bent door de adviserende arts of maximaal 24 dagen verlof had in een 6 dagenweek. Sommige werknemers hebben namelijk ook bijkomende vakantiedagen of CAO-dagen bovenop hun 20 wettelijke dagen, waardoor wij dan meer dan 24 dagen moeten inhouden.

Het vakantieattest omvat alle wettelijke vakantiedagen, de bijkomende vakantiedagen en dagen verkregen door een collectieve arbeidsovereenkomst.

Wettelijke vakantiedagen kunnen nooit overgezet worden naar het volgende jaar. Dit geldt enkel voor extralegale dagen.

Track and manage your benefit file on My Helan

  • initiating your benefit file
  • track your benefit payments
  • add documents to your benefit file digitally
  • request holidays, return to work, voluntary work
  • and so much more!

Tracking on My Helan

Helan Independent Health Insurance Fund is the insurance agent (n° CDZ 5006c) for ‘MLOZ Insurance’, the VMOB of Independent Health Insurance Funds, (Register of Legal Entities in Brussels, 422.189.629, recognised under no. CDZ 750/01 for branches 2 and 18). View the data sheet and the General Terms and Conditions. Belgian law applies to the insurance contract. The term of the contract is whole life. In the event of any complaint, contact the complaints department of Helan Health Insurance Fund or the insurance ombudsman. For more information about purchasing this/these product(s), please contact Helan Health Insurance Fund. Helan Onafhankelijk ziekenfonds, Boomsesteenweg 5, 2610 Wilrijk, 0411.696.011, RPR Antwerpen, www.helan.be.