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Déclaration de confidentialité relative au recrutement

Le site d'offres d'emploi helanjobs.be regroupe les offres d'emploi de toutes les entités du groupe Helan (ci-après « Helan »). Cette déclaration de confidentialité s'applique à toute personne postulant à un poste chez Helan. Dès la signature d'un contrat de travail, la déclaration de confidentialité relative aux salariés s'applique, et la présente déclaration de confidentialité cesse de s'appliquer.

Helan s'engage à protéger la vie privée de ses candidats externes et internes. Lorsque qu'un·e candidat·e consulte les pages d'offres d'emploi du site de recrutement de Helan et postule effectivement, Helan collecte des informations (données à caractère personnel) le·la concernant (par exemple via des formulaires en ligne).  La protection de la vie privée et des données à caractère personnel des candidats revêt une importance capitale pour Helan et constitue un élément essentiel des procédures relatives à la conception, à l’organisation et à la mise en œuvre des activités de recrutement de Helan.

Veuillez lire attentivement cette déclaration de confidentialité. Elle explique pourquoi et comment nous collectons vos données à caractère personnel, comment nous les protégeons et pendant combien de temps nous les conservons. Nous conservons vos données de la manière la plus sécurisée possible et les protégeons contre toute perte, divulgation ou accès non autorisé, et nous traitons vos données à caractère personnel dans le strict respect de la législation applicable en matière de protection des données, en particulier le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »).
La présente déclaration de confidentialité se présente sous la forme d’une liste de questions-réponses (« Questions et réponses »).

1. Qui traitera mes données à caractère personnel ?

Les « responsables du traitement » de vos données à caractère personnel sont les entités juridiques suivantes, qui font toutes partie de Helan :

  • Helan Onafhankelijk ziekenfonds, avec pour siège social 2610 Wilrijk, Boomstesteenweg 5, sous le numéro d'entreprise 411.696.011, pour les offres d'emploi de la mutualité et les services corporate.
  • Helan Huishoudhulp asbl, avec pour siège social 2610 Wilrijk, Boomstesteenweg 5, sous le numéro d'entreprise 877.059.944, pour les offres d'emploi de Helan Aide-ménagère.
  • Helan Kinderopvang asbl, avec pour siège social 2610 Wilrijk, Boomsesteenweg 5, sous le numéro d'entreprise 464.151.037, pour les offres d'emploi des Crèches Helan.
  • Helan Thuiszorg asbl, avec pour siège social 2610 Wilrijk, Boomsesteenweg 5, sous le numéro d'entreprise 0749.571.854, pour les offres d'emploi de l'Aide à domicile Helan.
  • Helan Zorgwinkel asbl, avec pour siège social 2610 Wilrijk, Boomsesteenweg 5, sous le numéro d'entreprise 0420.367.316, pour les offres d'emploi de la Boutique de soins Helan.
  • Heyo asbl, avec pour siège social 9090 Melle, Zwaantjesstraat 33, sous le numéro d'entreprise 0473.485.308.

2. À quelles fins et sur quelle base juridique mes données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Vos données à caractère personnel sont traitées dans le cadre de l'enregistrement de votre candidature à un poste au sein de notre entreprise. Si cette candidature débouche sur le lancement d'une procédure de sélection, un profil vous concernant sera créé, ce qui signifie que Helan traitera toutes les données nécessaires à l'évaluation de votre candidature en vue d'un éventuel recrutement. Le traitement de vos données à caractère personnel est donc nécessaire pour prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat de travail, et il relève de l’intérêt légitime de Helan, à savoir l’intérêt d’évaluer votre profil avant de vous proposer un emploi.

En cas d’évaluation positive et de décision de vous recruter, nous utiliserons également vos données à caractère personnel pour préparer le contrat de travail.

En cas de décision de ne pas vous recruter, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une période déterminée (voir point 7) afin de pouvoir vous contacter à l'avenir si des opportunités correspondantes à votre profil se présentent. Cela relève également de l'intérêt légitime de Helan.

3. Quelles catégories de données à caractère personnel seront traitées ?

Les données à caractère personnel comprennent toutes les informations qui vous concernent ou qui permettent de vous identifier. Les données anonymes, qui ne permettent pas de vous identifier, ne sont donc pas considérées comme des données à caractère personnel. Helan collecte et traite les données des candidats (obligatoires et facultatives) directement, par le biais de formulaires et/ou de CV joints via les sites d’offres d’emploi de Helan, accessibles via les adresses helanjobs.be ou werkenalshuishoudhulp.be.

À chaque visite sur notre site d’offres d’emploi, notre serveur web reconnaît automatiquement uniquement votre nom de domaine, et non votre adresse e-mail. Helan collecte et traite également les données des candidats par le biais de contacts personnels, d’appels téléphoniques et/ou d’e-mails. Aux fins mentionnées ci-dessus, le traitement des données à caractère personnel comprend :

  • des informations standard relatives à votre identité (nom, prénom(s), adresse…) ;
  • des données personnelles (lieu et date de naissance, nationalité, sexe, numéro de téléphone, adresse e-mail, loisirs et centres d’intérêt,…) ;
  • votre photo si vous y consentez ;
  • des données relatives à votre expérience professionnelle (profil, informations sur vos anciens employeurs, fin de vos derniers contrats de travail et tâches accomplies, projets particuliers,...), y compris une vérification des références si vous en avez indiqué dans votre CV (ce qui implique que vous nous autorisez à contacter ces références) ;
  • les données relatives à votre formation (diplômes, certificats, stages, formations spécifiques,...) ;
  • vos compétences linguistiques ;
  • si d'application, si vous disposez ou non d’un permis de travail et/ou de séjour pour l’Espace économique européen (EEE) ;
  • toute autre donnée à caractère personnel que vous nous communiquez lors de votre candidature, en rapport avec l’exercice de la fonction ;
  • évaluation numérique via Internet (présence sur les réseaux sociaux), dans la mesure où cette présence est accessible au public ;
  • toutes les autres données à caractère personnel (autres que celles mentionnées ci-dessus) qui doivent être traitées en vertu de la loi.

Helan ne collecte ni ne traite aucune information sensible concernant les candidats, par exemple des données révélant votre origine raciale ou ethnique, vos convictions politiques, religieuses ou philosophiques, votre éventuelle affiliation à un syndicat, votre état de santé ou votre vie sexuelle. Si, en raison de circonstances particulières, des informations sensibles concernant un candidat sont collectées, l’entité de Helan demandera le consentement explicite et écrit du candidat à cet effet. Il convient de noter que si un candidat fournit spontanément des informations personnelles sensibles à Helan, il autorise, par son acceptation de la présente déclaration de confidentialité, l’entité concernée de Helan à les utiliser à des fins de recrutement dans la mesure où ces informations seraient pertinentes à cet effet.

4. Qui aura accès à mes données à caractère personnel ?

Le service des ressources humaines et votre ou vos futurs supérieurs hiérarchiques auront accès à vos données à caractère personnel selon le principe strict du « besoin d’en connaître », aux fins mentionnées ci-dessus. Nous ne transmettons pas vos données à d’autres tiers, à l’exception éventuelle des « centres d’évaluation », etc., ou de tout autre tiers si cela s’avère pertinent pour la procédure de recrutement.

Avant de divulguer toute information à un tiers, Helan veillera à ce que tous les tiers destinataires soient soumis à des normes de sécurité strictes.

Helan ne vend ni ne commercialise les données des candidats à aucun tiers. Helan peut être tenue, en vertu des lois applicables, de divulguer certaines données des candidats à des tiers, par exemple aux autorités publiques. Il peut également être nécessaire que Helan divulgue des données des candidats en vertu des lois applicables afin de protéger ses droits légaux.

5. Mes données à caractère personnel sont-elles transférées en dehors de mon pays de résidence ?

Aucune donnée à caractère personnel n’est partagée avec des tiers à l’étranger.

6. Helan aura-t-elle recours à la prise de décision automatisée ?

La prise de décision automatisée est définie comme toute décision concernant des personnes physiques qui repose exclusivement sur un traitement automatisé de données et qui entraîne des effets juridiques ou affecte de manière significative les personnes concernées. Helan a pour principe de ne pas recourir à la prise de décision automatisée telle que décrite ci-dessus. Helan ne fonde pas sa décision de vous recruter exclusivement sur un traitement automatisé de vos données à caractère personnel.

7. Combien de temps mes données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Nous conservons vos données dans notre base de données jusqu’à quatre semaines après la fin de la procédure de candidature aux fins mentionnées ci-dessus. C'est uniquement si vous nous en donnez l’autorisation que nous conservons vos données jusqu’à 24 mois après la fin de la procédure. Vous pouvez à tout moment demander aux entités de Helan de supprimer vos données ou retirer votre consentement.

8. Sécurité

Helan met en place un certain nombre de mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles afin de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données des candidats. Helan a recours à des technologies de sécurité afin de protéger les données stockées des candidats contre tout accès non autorisé, toute utilisation abusive, toute modification, toute destruction illégale ou accidentelle et/ou toute perte. Helan continue d’étendre ses procédures de sécurité à mesure que de nouvelles technologies deviennent disponibles. L’accès aux données des candidats est limité aux membres du personnel de Helan impliqués dans les activités de recrutement de l’entreprise. Ces membres du personnel sont tenus de respecter la vie privée des candidats qui visitent le site internet de Helan et de préserver la confidentialité de leurs données. Conformément aux exigences légales locales applicables, Helan met en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger le traitement manuel et électronique des données des candidats et pour prévenir toute utilisation abusive de celles-ci. Helan garantit également (par contrat) que les tiers et les entités qui traitent les données des candidats pour le compte de Helan prennent des mesures de sécurité adéquates conformément aux exigences légales locales.

9. Quels droits puis-je faire valoir concernant le traitement de mes données à caractère personnel par Helan ?

Vous pouvez à tout moment contacter les entités de Helan pour obtenir de l’aide concernant votre candidature ou la gestion de vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de contacter à tout moment les entités de Helan pour demander :

  • l’accès, la rectification ou la suppression de vos données à caractère personnel ; Helan permet l’accès aux données des candidats et leur rectification via un système en libre-service en ligne accessible à l’adresse www.helanjobs.be ;
  • la limitation ou l’opposition au traitement ou au transfert des données ;
  • retirer votre consentement au traitement des données sensibles, si d'application (cela n’affecte toutefois pas la conformité des traitements antérieurs) ;
  • recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies afin de les transmettre à un autre responsable du traitement (« droit à la transférabilité ») ;
  • déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle si vous estimez que les entités de Helan n’ont pas agi conformément à la législation en matière de protection des données.

Veuillez envoyer toutes vos questions, remarques ou problèmes concernant la présente déclaration de confidentialité relative au recrutement ou la manière dont Helan collecte et traite les données des candidats, accompagnés d’une copie recto-verso de votre carte d’identité, à l’adresse privacy@helan.be ou remplissez le formulaire en ligne via ce lien : helan.be/respect-vie-privee.

Ce formulaire en ligne ne peut être utilisé que pour les questions relatives à la protection de la vie privée. Les informations concernant les offres d’emploi chez Helan ou toute autre question ne portant pas sur la protection de la vie privée ne feront pas l’objet d’une réponse.

10. Modifications

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée de manière ponctuelle afin de rester conforme à la législation en vigueur ou à l’évolution des pratiques commerciales, dans les limites de la réglementation applicable en matière de confidentialité et de protection des données.

11. Confirmation

En soumettant votre candidature, vous confirmez avoir lu et compris la présente déclaration de confidentialité de Helan relative au recrutement et vous en acceptez le contenu.