Een blik achter de schermen van de Heyo vakantiekampen

Bij Heyo zijn we met 40 medewerkers het hele jaar door druk in de weer om alle kinderen en jongeren een fantastisch vakantiekamp te bezorgen. Dat kan enkel als ook de ouders goed geïnformeerd worden en de juiste monitor voor het juiste vakantiekamp gevonden wordt. Om dat allemaal in goede banen te leiden, is er voor, tijdens en na elk vakantiekamp een grondige opvolging vereist. We nemen je mee op een tripje achter de schermen.

Voor het vakantiekamp

• Een jaar op voorhand start de programmatie voor het volgende jaar. Thema’s en periodes worden bepaald en jeugdverblijven geboekt. Meer dan 1 000 vakantiekampen zorgen voor een grote puzzel. Jaar na jaar brengen we afwisselende thema’s voor de vakantiekampen in dezelfde periode, want kinderen en jongeren gaan vaak in dezelfde periode op vakantiekamp. Natuurlijk kijken we ook naar de trends die er leven. Bovendien willen we er als de kippen bij zijn om de beste skihotels te reserveren en de leukste gastlesgevers vast te leggen … Daarom is een planning op lange termijn een must! 

• De nieuwe programmatie belandt in onze brochures en we passen onze website aan. Zo kunnen alle ouders samen met hun kinderen de juiste keuze maken. Daarnaast krijgt onze monitorensite een update, zodat ook onze monitoren het vakantiekamp van hun keuze kunnen aanduiden. Vanaf 1 september kan iedereen inschrijven voor de vakantiekampen met overnachting in krokus- en paasvakantie en vanaf 1 december voor het volledige Heyo aanbod in krokus-, paas- en zomervakantie.

• Op basis van de kampthema’s zoeken we gastlesgevers. Voor bijzondere thema’s doen we vaak een beroep op gastlesgevers, zoals de Reptischool voor ons reptielenkamp of een circusschool voor ons circuskamp.

• Ook inhoudelijk bereiden we de vakantiekampen zorgvuldig voor. Voor de vakantiekampen zonder overnachting maken we een inspiratiedraaiboek gevuld met crea-, spel- en beweegactiviteiten. Zo ontdekken ze bij de Techniekfabriek hoe tandwielen werken en staan er op het programma van Uitvinderskamp proefjes gepland. Bij de vakantiekampen met overnachting zorgen we voor een activiteitenplanning met heel wat praktische informatie, bijvoorbeeld de uren en haltes van de busreizen, afspraken over de maaltijden ... Zo kan iedereen vlot op de skipiste geraken, een spannend hoogteparcours doen of een dagtocht met een kajak beleven!

• Materiaal, heel veel materiaal. Duizenden potloden worden geslepen, 100 springkastelen worden klaargezet, pijlen en vlaggen worden gesorteerd, rekken vol materiaal worden aangekocht, speelkoffers en themaboxen worden zorgvuldig samengesteld. Door het juiste materiaal te voorzien komt elk vakantiekamp tot leven!

• Over onze monitoren gesproken … Vanaf het najaar gaan we op zoek naar de juiste persoon op de juiste plaats. Voor elk vakantiekamp. Want zonder de juiste monitoren valt het vakantiekamp in duigen. Voor de Textielmobiel willen we iemand die weet hoe een naaimachine werkt, voor de paardrijdvakantie zoeken we mensen die kunnen paardrijden en als hoofdmonitor kiezen we voor monitoren met al wat Heyo bagage in hun rugzak. 

De monitoren krijgen een opleiding. We bieden verschillende soorten vorming aan:

• Kadervorming: Heyo biedt de geattesteerde cursussen Animator en Hoofdanimator in het jeugdwerk aan.
• Rolgebonden vorming: hierin leggen we uit wat er precies verwacht wordt van een monitor, een monitor sneeuw, een flexmonitor, een hoofdmonitor en een coördinator.
• Vakantiekampgebonden vorming: sommige vakantiekampen vereisen specifieke skills. Alle monitoren die bijvoorbeeld een ski- of snowboardvakantie begeleiden, volgen een ‘snow college’, waarin hun eigen ski- en snowboardskills worden bijgeschaafd en waarin hen wordt uitgelegd hoe ze die skills kunnen doorgeven aan kinderen en jongeren.
• Topicgebonden vorming: vorming over een bepaald onderwerp (EHBO, coaching, uitdagend gedrag …). Inzetbaar op alle Heyo vakantiekampen en sowieso verrijkend voor een monitor als persoon.
• Organisatiegebonden vorming: wat betekent het in het algemeen om monitor te zijn en – vooral – om een Heyo monitor te zijn? Zo organiseren we bijvoorbeeld jaarlijks een monitorenweekend!

• We zetten de contracten met de locaties, lesgevers en monitoren op punt. De vakantiekampen zonder overnachting vinden voornamelijk op scholen plaats. Aan het begin van elke kampperiode toveren wij de school om tot speelparadijs en op het einde toveren wij de locatie weer om tot school. Maar er moeten ook afspraken gemaakt worden voor de afvalverwerking, de lokalen, de huurprijzen, …

• Beschikt iedereen over alle noodzakelijke info? Voor elk vakantiekamp sturen we een mail naar de ouders met het adres van de locatie of de plek waar de bus vertrekt, een meeneemlijstje, de gegevens van de blog waarop alle nieuwtjes van het vakantiekamp gepost worden, … We briefen ook de monitoren in detail over de locatie en over hun eerstehulplijnen. De monitoren maken ook gebruik van een app die hen de nodige informatie (bv. medische info) over de deelnemers geeft.

• Elk weekend voorafgaand aan een vakantieperiode bouwen we de locaties van de vakantiekampen zonder overnachting op. Op één weekend tijd worden 41 vrachtwagens geladen en 41 locaties opgebouwd. En een zorgvuldig uitgekiende busplanning zorgt bij de buitenlandse vakantiekampen met overnachting voor een vlot vertrek.

Tijdens het vakantiekamp

• Een onthaalteam staat in voor een permanente opvolging. Ouders kunnen het onthaalteam verwittigen als ze te laat zouden aankomen, als hun kind ziek is en niet meekan of als ze extra vragen hebben over een vakantiekamp.

• En waar kunnen de monitoren terecht? Ook de monitoren kunnen een beroep doen op een telefonische permanentie. Als een monitor ziek is of onverwacht niet aanwezig kan zijn, bellen we een van onze ‘flexmonitoren’. Die staan altijd paraat om in te springen als er plots een monitor uitvalt.

• Ondertussen rijden onze coördinatoren van de ene naar de andere locatie. Onze coördinatoren, die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde regio van de binnenlandse vakantiekampen, bezoeken constant alle locaties om de monitoren met raad en daad bij te staan. Dat kan soms heel praktisch zijn door bv. extra verfborstels te voorzien, maar ze bieden ook de nodige ondersteuning, bv. bij kleuters die heimwee hebben of kinderen met specifieke zorgnoden. De monitoren die de buitenlandse vakantiekampen begeleiden, kunnen dag en nacht bij de Heyo permanentie terecht voor kleine en grote noodgevallen.

• En wat die extra zorg betreft: tijdens de vakantieperiodes werken we ook met een verantwoordelijke voor de ouderdialoog én een verantwoordelijke voor de monitorendialoog. In specifieke situaties gaan we dus altijd in dialoog met de persoon die met een bepaalde zorg zit. Een ouder of een monitor kan dus steeds bij ons terecht.

Na het vakantiekamp

• We verwerken alle noodzakelijke administratieve documenten. Dat gaat van ziekte-attesten tot eventuele terugbetalingen, zowel voor de ouders als voor de monitoren.

• De verloren voorwerpen vereisen een aparte aanpak. Elke vakantieperiode worden de verloren voorwerpen verzameld en blijven ze nog even staan op de locatie. Op het einde van de vakantieperiode komen alle dozen van alle locaties terug naar ons magazijn in Melle: ouders krijgen nog een maand de tijd om verloren voorwerpen door te geven. Het gaat jaarlijks om duizenden verloren voorwerpen: verkleedkledij, drinkflessen, brooddozen, petjes, knutselschorten, … Wat na een maand niet opgehaald is, gaat naar het goede doel.

• Via een 360° evaluatie brengen we de evaluaties van ouders, monitoren, gastlesgevers en kinderen in kaart. Dat gebeurt zowel kwantitatief, waarbij we uit cijfergegevens destilleren waar we moeten op inzetten, als kwalitatief, zodat we via de aangereikte tips & tricks verbeteringen op het terrein kunnen aanbrengen.

• Als alle vakantiekampen voorbij zijn, vullen we op één weekend ons hele magazijn. Van september tot de krokusvakantie zijn onze magazijniers vervolgens bezig om al het materiaal te ontmantelen, te controleren, schoon te maken en weer klaar te zetten voor de volgende vakantieperiode.