FAQ Helan Heroes

Praktische vragen en antwoorden

Via de contact tab in je APP kan je het telefoonnummer en emailadres van jouw sectorverantwoordelijke raadplegen. Door op het telefoonnummer te klikken, kan je meteen bellen. Door op het mailadres te klikken, opent meteen je mailbox om het gewenste bericht door te geven.

  • De sectorverantwoordelijke maakt voor jou de werkplanning op. Uiteraard kan je zelf ook tips geven voor eventuele bijsturingen.
  • Wil je graag iets wijzigen in je planning (vb. cliënten wisselen, cliënt extra uren inplannen…), dan vragen we om alle wijzigingen eerst af te toetsen bij je sectorverantwoordelijke en te wachten op zijn/haar akkoord alvorens je ook bevestigt aan de betreffende cliënt.
  • De sectorverantwoordelijke geeft jouw planning iedere week vrij, ten laatste op donderdag voor de week die daarop volgt. Merk je op dat er wijzigingen dienen te gebeuren? Geef dit dan op de desbetreffende items door via jouw APP.
  • Heb je een dringend bericht voor je sectorverantwoordelijke (ziekte, ongeval) dan bel je.
  • Verwittig jouw cliënten die ingepland zijn in de voormiddag
  • Verwittig jouw sectorverantwoordelijke telefonisch tussen 8u en 8u30. Indien je sectorverantwoordelijke niet bereikbaar is neem je telefonisch contact op met de permanentie.
  • Ga naar jouw huisarts en verwittig ten laatste voor 16u00 je sectorverantwoordelijke betreffende de duur en ernst van de ziekte. Meld ook welke cliënten tijdens je afwezigheid prioriteiten verdienen.
  • Mail je afwezigheidsattest naar je sectorverantwoordelijke binnen de 48 uur.

Als je te laat komt, verwittig je onmiddellijk telefonisch je sectorverantwoordelijke of de permanentie en deel je ook de reden mee van je laattijdigheid. Je verwittigt ook je betrokken cliënt.

Indien je niet op het werk geraakt omwille van een onvoorziene en plotselinge gebeurtenis én je hebt er alles aan gedaan om toch op het werk te geraken, dan is er sprake van overmacht.

Het te laat komen verstoort de goede werking van de onderneming. Dit moet vermeden worden. Herhaalde en niet-gerechtvaardigde laattijdigheden, zelfs van korte duur, kunnen gesanctioneerd worden.

Als de cliënt meedeelt dat je vroeger dan gepland de werkpost kan verlaten, vragen we eerst om zelf creatief op zoek te gaan naar een manier om de geplande uren alsnog in te vullen. De cliënt moet de geplande uren immers betalen.

Indien er toch geen alternatief beschikbaar is, vragen we je om de sectorverantwoordelijke of permanentie te verwittigen.

De dienst voert op geregelde tijdstippen stiptheidscontroles uit. Bij een negatieve controle, volgt binnen een korte tijdspanne een nieuwe controle. Is deze tweede controle opnieuw negatief, dan volgt er een dienstnota.

Je cliënt kan de geplande hulpverlening gratis annuleren. Wij vragen de cliënt om dit tijdig (2 werkdagen vooraf) te laten weten.

De cliënt kan de hulp uiterlijk de laatste werkdag voorafgaand aan de zorg, vóór 15u, annuleren. Bij een latere annulatie zal de dienst een vergoeding vragen, tenzij de cliënt overmacht (door bv. een ziekenhuisopname met spoed of ongeval) kan aantonen.

Wanneer er door annulatie een ruimte vrijkomt in je planning, kan je samen met je sectorverantwoordelijke op zoek gaan naar een oplossing om deze ruimte ingevuld te krijgen.

  • Probeer eerst de cliënt te bereiken via de contactgegevens beschikbaar in je APP.
  • Verwittig jouw sectorverantwoordelijke als je de cliënt niet kan bereiken.
  • Stop indien mogelijk een briefje in de brievenbus.
  • Wacht 15 minuten of op toestemming van jouw sectorverantwoordelijke om te vertrekken.

Je krijgt van de sectorverantwoordelijke vooraf de nodige informatie over bijvoorbeeld:

  • Zorgbehoefte van de cliënt
  • Situatieschets
  • Overzicht van andere hulpverlening
  • Praktische richtlijnen (vb. sleutelkastje)
  • Aanwezigheid van huisdieren
  • De contactgegevens van de cliënt

Vervolgens kan je in de APP de cruciale info rond de cliënt in de planning terugvinden.

  • Vul samen met de cliënt het document ’verklaring ontvangst code sleutelkastje’ in – zie ook bijlage.
  • Bezorg het ingevulde document aan je sectorverantwoordelijke
  • Verlies je de sleutel? Wordt de sleutel gestolen? Doe onmiddellijk aangifte bij de politie en informeer de cliënt en je sectorverantwoordelijke. De sectorverantwoordelijke volgt dit verder op.
  • Werk je niet meer bij de cliënt? Geef de sleutel dan terug aan de cliënt of je sectorverantwoordelijke.
  • Vul samen met de cliënt het document 'verklaring vertrouwelijk zaken' in.
  • Bezorg het ingevulde document aan je sectorverantwoordelijke.
  • Houd na het boodschappen doen goed de winkelticketjes bij.
  • Je bezorgt na het winkelen steeds de bankkaart samen met ticketjes terug aan de cliënt.
  • Zo kan de cliënt desgewenst de betaalde bedragen achteraf controleren.
  • Hygiënische zorg (hulp bij wassen en aankleden, kapsel, hand- en voetverzorging, opvolging incontinentie, kinderverzorging…)
  • Begeleidende taken zoals begeleiding van dagelijkse activiteiten, psychosociale ondersteuning, administratieve hulp…
  • Ondersteuning bij opvang van kinderen
  • Huishoudelijke taken (koken, afwas, was en strijk, boodschappen, opmaak bedden…)
  • Licht onderhoud van de woning (poetsen), maximum 1/4e van de tijd
  • Zorg voor huisdieren (hond uitlaten, kattenbak verversen…)
  • Je mag niet poetsen in gemeenschappelijke ruimtes van een appartementsgebouw. Je mag enkel poetsen in de privéruimtes van de klant.
  • Je mag niet poetsen in een praktijkruimte, winkel of werkplaats. Je mag enkel poetsen in de privéruimtes van de klant.
  • We voeren geen gevaarlijke taken uit. Gebruik van trapladder maximum drie treden.
  • We voeren geen ongezonde taken uit. Gebruik geen ammoniak, bleekwater of chloor.
  • We voeren geen onaangepast werk uit.
  • We passen niet op kinderen.
  • We passen niet op huisdieren.
  • Je mag niet poetsen bij familieleden tot en met de tweede graad.
    Mag niet: ouders, schoonouders, grootouders, aangetrouwde grootouders, kinderen, kleinkinderen, broers, zussen, schoonbroers, schoonzussen.
  • Je mag niet poetsen voor personen die wonen op jouw eigen adres.
  • Eerst en vooral de huisarts verwittigen of hulpdiensten indien ernstig;
  • De sector- of permanentieverantwoordelijke verwittigen;
  • De sector- of permanentieverantwoordelijke zal dan de familie verwittigen (indien je dit liever zelf doet, mag dit gerust na overleg met de sector- of permanentieverantwoordelijke);
  • In samenspraak met de familie en sector- of permanentieverantwoordelijke wordt bekeken of het nodig is dat je aanwezig blijft.

Belangrijk: indien je zelf naar de familie belt, gelieve niet door te geven dat de cliënt overleden is. Meld aan de familie dat de hulpdiensten verwittigd zijn en vraag of ze zo snel mogelijk kunnen langskomen.

Heb je een ongelukje tijdens het uitvoeren van je taken? Heb je iets laten vallen? Heb je iets gebroken? Dat kan gebeuren. Je moet zelf nooit iets betalen. Helan is verzekerd. Neem indien mogelijk foto’s van de schade.

De schade is minder dan €150

  • De cliënt moet de schade zelf betalen 

De schade is meer dan €150

Vanaf €150 (werkelijke waarde op moment van de schade) stuurt Helan het dossier door naar Ethias. Bij een positieve afronding, betaalt de verzekering het volledige bedrag terug. De cliënt betaalt geen franchise. Ethias bepaalt verder de procedure. De cliënt kan steeds mailen naar schadeclaim@helan.be.

Wat zijn de voorwaarden?

  • Jij hebt de schade veroorzaakt.
  • De cliënt heeft een bewijs: de prijs van het voorwerp of de prijs van de herstelling.
  • Je legt een verklaring af over hoe de schade is ontstaan.
  • De verzekering keurt het goed.
  • Blijf altijd kalm. Luister goed wat het probleem is. Probeer samen een oplossing te zoeken.
  • De cliënt wil dat het werk goed wordt gedaan. Neem de opmerkingen van de cliënt niet persoonlijk op.
  • Heb je problemen met een cliënt? Bespreek dit eerst met je cliënt. Geraak je er samen niet aan uit? Neem dan contact op met je sectorverantwoordelijke.
  • Verwittig jouw sectorverantwoordelijke.
  • Ga bij de dokter indien nodig.
  • De dokter moet op jouw ziektebriefje ‘ongeval’ aankruisen en moet een medisch attest invullen voor de ongevallenverzekering.
  • Bezorg ons jouw afwezigheidsattest via mail binnen de 48 uur.

Je ontvangt je loon in twee keer:

  • Een voorschot rond de 15de van de maand – tenzij deze in het weekend valt, dan is het de werkdag voordien: we berekenen dit bedrag op basis van het aantal uren dat je werkte tussen de 1ste en de 15de van maand.
  • Een afrekening op het einde van de maand, dit gebeurt op de eerste werkdag van de volgende maand.

Je kan je resterende verlofrechten steeds in de APP onder de tab Selfservice → Verlofteller bekijken raadplegen. Verlofaanvragen doe je ook via de APP onder de tab Selfservice → Nieuwe verlof aanvragen.

Algemeen:

  • Verlof wordt bij voorkeur via de APP aangevraagd aan de sectorverantwoordelijke. Normaal gezien kan enkel de secterverantwoordelijke je verlof goedkeuren. Enkel in geval van onverwachte afwezigheid van de sectorverantwoordelijke, zal de permanentieverantwoordelijke het verlof al dan niet goedkeuren.
  • De deadline voor aanvragen voor het groot verlof, wordt vastgelegd samen met de volledige groep en de sectorverantwoordelijke. Tijdens de maanden juli en augustus kan je maximum 3 weken verlof vragen.
  • Indien reeds 2 volle weken in de loop van het jaar zijn opgenomen (al dan niet aaneensluitend), verliest de medewerker het recht om nog één volle week op te nemen tijdens de kerstvakantie. Het recht om verlof op te nemen gedurende de helft van de weken tijdens de kerstvakantie blijft: d.w.z. dat je enkel hoeft te werken gedurende de helft van je normale arbeidsrooster. Uitzonderingen zijn mogelijk na overleg met sectorverantwoordelijke.
  • 75% van het verlof dient opgenomen te zijn vóór 1 oktober (uitzondering 45/50/55+ verlof).
  • Snipperdagen moeten uiterlijk maandagnamiddag vóór de daaropvolgene week worden doorgegeven.
  • Wanneer de werking van de dienst in het gedrang komt door te veel verlofaanvragen voor dezelfde periode, kan de secterverantwoordelijke vragen je verlof te verplaatsen naar een andere datum.
  • Alle verlof dient opgenomen te worden voor het einde van het werkjaar. Het anciënniteitsverlof kan worden opgenomen tot in de eerste veertien dagen van het volgend werkjaar.

Dit kan. Onder de Selfservice tab kan je kiezen voor “onkosten doorgeven” hierna kom je op een overzichtsscherm waarbij je het type en de exacte onkosten kan ingeven. Bij bevestigen komen deze meteen bij jouw sectorverantwoordelijke terecht.

De onkosten worden met de volgende loonsverwerking uitbetaald. De reeds doorgegeven onkosten kan je eveneens raadplegen in de APP via Selfservice → Overzicht onkosten. Opgelet: Vergeet je onkostenbewijzen op het einde an de maand niet door te sturen naar het opgegeven mailadres: onkosten.thuiszorg@helan.be. Deze vind je ook terug op de contact tab.

Dit kan. Op elke item in je planning waarvoor extra km’s gereden kunnen worden, kan je via de drie puntjes op “Extra km’s” klikken. Hierin geef je de extra gereden km’s door. Deze worden in de maand volgend op de prestatie uitbetaald.

Dit kan. Op elk item in je planning waarvoor prestaties gewijzigd kunnen worden, kan je via de drie puntjes op “Wijzig prestatie” klikken. Hier kan je de wijzigingen ingeven en doorsturen naar je sectorverantwoordelijke. Indien de wijziging goedgekeurd werd, staat de rechtzetting meteen in je planning.

Ken je zelf een cliënt die een extra zorgbehoefte heeft en die beschikbaar zou zijn op dit moment? Jij kan als de beste inschatten waar er extra noden zijn bij cliënten. Zo kunnen we heel wat cliënten gelukkig maken met een extraatje. Bedankt om dit door te geven aan je sectorverantwoordelijke. De gegevens vind je snel onder de contact tab.

  • Wanneer het toestel verloren of gestolen is, kan het toestel hersteld of vervangen worden. Hiervoor wend je je tot je sectorverantwoordelijke. Zij/Hij kan ervoor zorgen dat je snel een nieuw werkend toestel hebt.
  • Bij diefstal of verlies bel je naar het nr 0800 95 95 5 (vanuit het buitenland +32 495 95 95 00) om de SIM-kaart te blokkeren. Dit helpt voorkomen dat onbevoegden jouw nummer gebruiken.
  • Contacteer de smartphone beheerder/je sectorverantwoordelijke om het nummer tijdelijk of definitief te laten blokkeren. Dit zorgt ervoor dat de smartphone niet gebruikt kan worden voor ongeoorloofde doeleinden.

Het is belangrijk om verlies of diefstal van de smartphone onmiddellijk te melden en de nodige maatregelen te nemen om jouw gegevens en privacy te beschermen. Je sectorverantwoordelijke en de smartphone beheerder kunnen je hierbij ondersteunen.

Het arbeidsreglement vind je hier.

De onthaalbrochure vind je hier.